POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Préambule

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet d'informer toute personne dont les données à caractère personnel sont traitées par les sociétés Humae SRL et Humae Partners SRL (ci-après désignées ensemble « Humae », « nous » ou « notre »), de la manière dont ces données sont collectées, utilisées, conservées et protégées.

Humae SRL et Humae Partners SRL forment un groupe de sociétés exerçant des activités complémentaires dans le domaine des ressources humaines : le recrutement et la sélection de personnel, le détachement de personnel, l'intermédiation de consultants indépendants, ainsi que l'accompagnement de trajets de changement (« change management », coaching, transformation organisationnelle).

Humae SRL et Humae Partners SRL agissent en qualité de responsables conjoints du traitement de vos données à caractère personnel, au sens de l'article 26 du Règlement (UE) 2016/679 (ci-après le « RGPD »). Les deux sociétés ont conclu un accord interne définissant leurs responsabilités respectives. Vous pouvez exercer vos droits auprès de l'une ou l'autre société, lesquelles s'engagent à les traiter de manière coordonnée.

Humae attache une grande importance au respect de votre vie privée et à la protection de vos données à caractère personnel. Nous traitons vos données conformément au RGPD ainsi qu'à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

En utilisant notre site internet, en nous envoyant votre candidature, en concluant un contrat avec nous ou en participant à un trajet d'accompagnement, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique.

2. Responsables conjoints du traitement

Les responsables conjoints du traitement de vos données à caractère personnel sont :

Humae SRL
Avenue du Four à Briques 5, 1140 Evere, Belgique
Numéro d'entreprise (BCE) : BE 1037.741.929

Humae Partners SRL
Avenue du Four à Briques 5, 1140 Evere, Belgique
Numéro d'entreprise (BCE) : BE 1037.742.127

Point de contact commun :
E-mail : hello@humae.eu
Téléphone : +32 477 63 95 30
Adresse postale : Avenue du Four à Briques 5, 1140 Evere, Belgique

3. Activités concernées par la présente Politique

La présente Politique s'applique à l'ensemble des activités exercées par Humae, à savoir :

• Le recrutement et la sélection de personnel pour le compte de clients.
• La constitution et la gestion d'une base de données de candidats.
• Le détachement de personnel, à savoir la mise à disposition de travailleurs salariés auprès d'un utilisateur (« inlener »), dans le respect du cadre légal applicable.
• L'intermédiation et la mise à disposition de consultants indépendants (freelances) auprès de clients.
• L'accompagnement de trajets de changement organisationnel, le coaching individuel et collectif, ainsi que les missions de conseil en ressources humaines.

4. Catégories de données à caractère personnel traitées

Selon l'activité concernée, Humae est susceptible de traiter les catégories de données suivantes :

4.1. Concernant les candidats

• Données d'identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, sexe, photo (si vous choisissez d'en fournir une).
• Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données relatives à la carrière professionnelle : curriculum vitae, lettre de motivation, parcours, expériences, fonctions occupées, employeurs précédents, références professionnelles.
• Données relatives à la formation : diplômes, certifications, formations suivies, langues parlées, compétences techniques.
• Données relatives à l'évaluation : résultats de tests de personnalité, d'aptitudes ou de compétences, comptes rendus d'entretiens, évaluations.
• Données relatives aux attentes professionnelles : prétentions salariales, disponibilité, mobilité géographique, préférences sectorielles.
• Données de connexion : adresse IP, données de navigation sur notre site internet.

4.2. Concernant les travailleurs détachés

Lorsque vous êtes engagé(e) par Humae en vue d'être détaché(e) auprès d'un utilisateur, les données suivantes sont traitées en complément :

• Données d'identification complémentaires : numéro de registre national, copie de la carte d'identité, état civil, composition de ménage.
• Données administratives et fiscales : numéro de compte bancaire, situation familiale pour le calcul du précompte professionnel, personnes à charge.
• Données relatives au contrat de travail : fonction, classification, rémunération, avantages, ancienneté, lieu de travail.
• Données relatives à l'exécution de la mission : prestations, feuilles de temps, congés, absences, évaluations réalisées par l'utilisateur.
• Données relatives à la sécurité sociale : affiliation, déclarations Dimona/DmfA, attestations diverses.
• Données relatives à la santé et à la sécurité au travail : aptitude médicale au poste (résultat binaire « apte / inapte », sans détails médicaux), accidents du travail.

4.3. Concernant les consultants indépendants

• Données d'identification : nom, prénom, dénomination sociale, numéro d'entreprise, numéro de TVA, adresse du siège.
• Coordonnées professionnelles.
• Données relatives à la prestation : descriptif des missions, taux journalier, durée, lieu de la mission.
• Données administratives et financières : numéro de compte bancaire, factures, conditions contractuelles.
• Documents légaux : attestations diverses requises par la législation, notamment en matière de lutte contre la fraude sociale.

4.4. Concernant les participants à un trajet de changement ou de coaching

• Données d'identification et coordonnées professionnelles.
• Données relatives à la fonction et au contexte organisationnel.
• Données issues du processus d'accompagnement : objectifs définis, comptes rendus de séances, feedback 360°, résultats d'assessment, plans d'action personnels.
• Données comportementales et de personnalité : résultats de questionnaires de personnalité, de styles de communication ou de leadership.

Dans certains trajets spécifiques (par exemple en lien avec la prévention du burn-out, le bien-être au travail ou la gestion du stress), Humae peut être amené à traiter des données qui touchent à l'état psycho-social. Ces données sont susceptibles d'être qualifiées de « données concernant la santé » au sens de l'article 9 du RGPD. Dans ce cas, le traitement n'est réalisé que sur la base de votre consentement explicite et préalable, conformément à l'article 9, § 2, a) du RGPD, et avec les garanties renforcées décrites au point 6 ci-après.

4.5. Concernant les clients et prospects

• Données d'identification de la société : dénomination sociale, numéro d'entreprise, adresse du siège social.
• Données d'identification des personnes de contact : nom, prénom, fonction.
• Coordonnées professionnelles.
• Données relatives à la relation commerciale : échanges, demandes, contrats, factures.

5. Finalités du traitement et bases légales

Vos données à caractère personnel sont traitées par Humae pour les finalités suivantes :

5.1. Gestion des candidatures et du processus de recrutement

Humae traite vos données afin de gérer votre candidature, d'évaluer votre profil, d'organiser des entretiens, de réaliser des tests et de vous proposer des opportunités professionnelles.

Base légale : exécution de mesures précontractuelles (article 6, § 1er, b) du RGPD) et/ou intérêt légitime (article 6, § 1er, f) du RGPD).

5.2. Constitution et gestion d'une base de données de candidats

Avec votre accord, Humae peut conserver votre profil dans sa base de données afin de vous contacter ultérieurement, pour toute opportunité correspondant à l'ensemble des activités du groupe Humae.

Base légale : votre consentement (article 6, § 1er, a) du RGPD).

5.3. Gestion du contrat de travail dans le cadre du détachement

Humae traite les données des travailleurs salariés en vue de la conclusion et de l'exécution du contrat de travail, du paiement de la rémunération, du respect des obligations sociales, fiscales et de sécurité sociale, et du suivi de la mission auprès de l'utilisateur.

Base légale : exécution du contrat de travail (article 6, § 1er, b) du RGPD), respect des obligations légales (article 6, § 1er, c) du RGPD), et intérêt légitime (article 6, § 1er, f) du RGPD).

5.4. Gestion des relations avec les consultants indépendants

Humae traite les données des consultants indépendants en vue de la conclusion et de l'exécution du contrat de prestation de services, de la facturation et du respect des obligations légales applicables.

Base légale : exécution du contrat (article 6, § 1er, b) du RGPD) et respect des obligations légales (article 6, § 1er, c) du RGPD).

5.5. Présentation de profils aux clients

Humae transmet à ses clients les profils des candidats, travailleurs ou consultants correspondant à leurs besoins, après en avoir informé la personne concernée.

Base légale : exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles (article 6, § 1er, b) du RGPD) et intérêt légitime (article 6, § 1er, f) du RGPD).

5.6. Mise en œuvre des trajets de changement, de coaching et d'accompagnement

Humae traite les données des participants afin de concevoir, mettre en œuvre, suivre et évaluer les trajets d'accompagnement, y compris les assessments, les séances individuelles ou collectives, et les rapports remis au client commanditaire.

Base légale : exécution du contrat avec le client commanditaire (article 6, § 1er, b) du RGPD) et intérêt légitime (article 6, § 1er, f) du RGPD). Pour les éventuelles données relatives à la santé ou au bien-être psycho-social, le traitement repose exclusivement sur votre consentement explicite (article 9, § 2, a) du RGPD).

5.7. Gestion de la relation commerciale avec les clients

Humae traite les données de ses clients afin de gérer la relation commerciale, d'exécuter les contrats, d'émettre des factures et d'assurer le suivi.

Base légale : exécution d'un contrat (article 6, § 1er, b) du RGPD) et respect des obligations légales (article 6, § 1er, c) du RGPD).

5.8. Communication et marketing

Humae peut vous adresser des informations relatives à ses activités, des offres d'emploi ou des newsletters.

Base légale : votre consentement (article 6, § 1er, a) du RGPD) ou intérêt légitime (article 6, § 1er, f) du RGPD).

5.9. Respect des obligations légales

Humae traite vos données afin de répondre aux obligations légales, comptables, fiscales et sociales applicables.

Base légale : respect des obligations légales (article 6, § 1er, c) du RGPD).

5.10. Amélioration du site internet et sécurité

Humae traite certaines données techniques afin d'assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l'amélioration de son site internet.

Base légale : intérêt légitime (article 6, § 1er, f) du RGPD).

6. Confidentialité spécifique aux trajets de coaching et d'accompagnement

Humae attache une importance particulière à la confidentialité dans le cadre de ses missions de coaching et d'accompagnement. À ce titre, les principes suivants sont appliqués :

• Le contenu détaillé des séances individuelles entre le coach/consultant et le participant est strictement confidentiel et n'est pas communiqué au client commanditaire (employeur), sauf accord écrit et explicite du participant.
• Les rapports remis au client commanditaire portent en principe sur les objectifs définis en début de trajet, sur le déroulement du processus et sur des éléments globaux, sans révéler le contenu détaillé des échanges personnels.
• Dans le cadre de trajets collectifs ou organisationnels, les résultats sont communiqués sous une forme agrégée et anonymisée, sauf accord contraire des participants.
• Les éventuelles données relatives à la santé ou au bien-être psycho-social ne sont jamais communiquées au client commanditaire de manière identifiable, sauf consentement explicite, écrit et spécifique du participant.
• Le cadre de confidentialité, les exceptions éventuelles (notamment les situations exceptionnelles où la sécurité de la personne ou d'autrui serait en jeu) ainsi que les modalités de reporting sont précisés au participant en début de trajet.

7. Destinataires des données

Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• Les collaborateurs autorisés de Humae intervenant dans les activités concernées.
• Les clients de Humae auxquels votre profil correspond, dans le cadre d'un recrutement, d'un détachement ou d'une mission d'accompagnement.
• Les utilisateurs (« inleners ») auprès desquels vous êtes détaché(e), pour les données strictement nécessaires à l'exécution de la mission.
• Les sous-traitants de Humae agissant pour son compte (hébergeur, prestataires informatiques, secrétariat social, fournisseurs d'outils d'assessment et de tests, comptables, services de paie, etc.).
• Les organismes publics et institutions auxquels Humae est légalement tenue de transmettre certaines données (ONSS, administration fiscale, fonds de sécurité d'existence, médecine du travail, etc.).
• Les autorités publiques compétentes, lorsque la loi l'exige.

Humae sélectionne ses sous-traitants avec soin et conclut avec eux des accords de traitement conformes à l'article 28 du RGPD.

8. Transfert de données en dehors de l'Espace économique européen

En principe, Humae traite vos données à caractère personnel au sein de l'Espace économique européen (EEE). Si un transfert vers un pays situé en dehors de l'EEE devait avoir lieu, Humae s'engage à mettre en place les garanties appropriées prévues par le RGPD (décision d'adéquation, clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, etc.).

9. Durée de conservation des données

Humae conserve vos données à caractère personnel pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées :

• Candidats non retenus : maximum deux (2) ans à compter du dernier contact.
• Candidats inscrits dans la base de données avec leur consentement : maximum cinq (5) ans, avec demande de confirmation périodique.
• Travailleurs détachés (salariés) : pendant toute la durée du contrat de travail, puis conservées conformément aux obligations légales applicables. À titre indicatif : cinq (5) ans pour les documents sociaux à compter de la fin du contrat, sept (7) ans pour les documents fiscaux, dix (10) ans pour les documents comptables. Les données relatives aux accidents du travail sont conservées conformément à la législation spécifique applicable.
• Consultants indépendants : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis sept (7) à dix (10) ans pour les documents fiscaux et comptables.
• Participants à un trajet de coaching ou d'accompagnement : les rapports et données relatives au trajet sont conservés pendant trois (3) ans à compter de la fin du trajet, sauf accord contraire. Les données relatives à la santé ou au bien-être psycho-social sont supprimées au plus tard à la fin du trajet, sauf consentement contraire du participant.
• Clients : pendant toute la durée de la relation commerciale, puis archivées conformément aux obligations légales (notamment dix (10) ans pour les obligations comptables).
• Données de prospection : trois (3) ans à compter du dernier contact.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel :

• Droit d'accès à vos données.
• Droit de rectification.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »).
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit à la portabilité de vos données.
• Droit d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime et au traitement à des fins de prospection.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant.

L'exercice de certains droits peut être limité lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale (par exemple en matière sociale ou fiscale) ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.

Conformément à l'article 26 du RGPD, vous pouvez exercer vos droits auprès de Humae SRL ou de Humae Partners SRL, indifféremment, en utilisant le point de contact commun :

E-mail : hello@humae.eu
Téléphone : +32 477 63 95 30
Adresse postale : Avenue du Four à Briques 5, 1140 Evere, Belgique

Humae se réserve le droit de vous demander de justifier de votre identité avant de répondre à votre demande, et s'efforcera de répondre dans un délai d'un (1) mois à compter de sa réception.

11. Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données par Humae n'est pas conforme à la réglementation applicable, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
E-mail : contact@apd-gba.be
Site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be

12. Sécurité des données

Humae met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé à vos données.

Ces mesures comprennent des contrôles d'accès, le chiffrement lorsque cela est approprié, la formation du personnel, ainsi que des procédures de gestion des incidents. Une attention particulière est portée aux données sensibles, notamment celles issues des trajets d'accompagnement, pour lesquelles des accès restreints et un cloisonnement spécifique sont mis en place.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, Humae vous en informera dans les meilleurs délais conformément au RGPD.

13. Cookies

Le site internet de Humae utilise des cookies et autres traceurs. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre politique relative aux cookies disponible sur notre site internet.

14. Modifications de la présente Politique

Humae se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment, notamment afin de l'adapter aux évolutions législatives, réglementaires ou jurisprudentielles. La version applicable est celle publiée sur le site internet de Humae à la date à laquelle vous le consultez. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

15. Nous contacter

Pour toute question relative à la présente Politique ou au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter Humae via le point de contact commun aux deux sociétés :

E-mail : hello@humae.eu
Téléphone : +32 477 63 95 30
Adresse postale : Avenue du Four à Briques 5, 1140 Evere, Belgique

Sociétés responsables :
Humae SRL — BCE : BE 1037.741.929
Humae Partners SRL — BCE : BE 1037.742.127