POLITIQUE DE LANCEMENT D'ALERTE

1. Préambule

Humae SRL et Humae Partners SRL (ci-après désignées ensemble « Humae », « nous » ou « notre ») s'engagent à exercer leurs activités dans le respect des lois, des règlements et des valeurs éthiques qui fondent leur action.

Dans cet esprit, Humae a mis en place un dispositif de lancement d'alerte permettant à toute personne ayant connaissance, dans un contexte professionnel, d'une violation potentielle du droit applicable ou de ses règles internes, de la signaler en toute sécurité et en toute confidentialité.

La présente politique (ci-après la « Politique ») a pour objet de définir le cadre, les modalités et les garanties de ce dispositif, conformément à la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé (ci-après la « Loi ») et à la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019.

Humae considère le lancement d'alerte comme un outil essentiel de prévention, de détection et de correction des dysfonctionnements, contribuant à une culture d'intégrité, de transparence et de confiance.

2. Champ d'application

2.1. Personnes concernées

La présente Politique s'applique à toute personne ayant obtenu, dans un contexte professionnel lié à Humae, des informations sur une violation au sens du point 2.2. Sont notamment concernés :

• Les travailleurs salariés actuels et anciens de Humae.
• Les candidats à un emploi auprès de Humae, ayant obtenu des informations lors du processus de recrutement ou de négociations précontractuelles.
• Les travailleurs détachés par Humae auprès d'un utilisateur.
• Les consultants indépendants et freelances en mission avec ou pour Humae.
• Les stagiaires, qu'ils soient rémunérés ou non.
• Les actionnaires, administrateurs, membres de la direction et personnes assimilées.
• Les fournisseurs, sous-traitants et leurs collaborateurs, lorsque les informations sont obtenues dans le cadre de la relation de travail avec Humae.
• Les clients et participants à des trajets d'accompagnement, dans la mesure où ils ont connaissance, dans le cadre de cette relation, d'une violation au sens du point 2.2.

La protection accordée par la Loi s'étend également aux facilitateurs (personnes qui aident le lanceur d'alerte dans le processus de signalement), aux tiers liés au lanceur d'alerte (collègues, proches) susceptibles de faire l'objet de représailles, ainsi qu'aux personnes morales que le lanceur d'alerte possède ou pour lesquelles il travaille.

2.2. Violations concernées

Peuvent faire l'objet d'un signalement dans le cadre de la présente Politique, les informations relatives à des violations, effectives ou potentielles, qui se sont produites ou qui sont très susceptibles de se produire au sein de Humae, et qui concernent :

• Les marchés publics.
• Les services, produits et marchés financiers, ainsi que la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
• La sécurité et la conformité des produits.
• La sécurité des transports.
• La protection de l'environnement.
• La radioprotection et la sûreté nucléaire.
• La sécurité des aliments destinés à l'alimentation humaine et animale, la santé et le bien-être animal.
• La santé publique.
• La protection des consommateurs.
• La protection de la vie privée et des données à caractère personnel, ainsi que la sécurité des réseaux et des systèmes d'information.
• La lutte contre la fraude fiscale et la fraude sociale.
• Les intérêts financiers de l'Union européenne.
• Le marché intérieur, y compris les règles en matière de concurrence et d'aides d'État, et la fiscalité des sociétés.

Sont également couverts les actes ou omissions qui ont pour objet ou pour effet de méconnaître l'objet ou la finalité des règles visées ci-dessus.

En complément, Humae encourage le signalement de toute violation de son règlement de travail, de son code de conduite ou de ses politiques internes (par exemple en matière de lutte contre la discrimination, le harcèlement, la corruption ou les conflits d'intérêts), même lorsque ces violations ne relèvent pas strictement du champ d'application de la Loi.

2.3. Exclusions

La présente Politique ne s'applique pas :

• Aux informations classifiées au titre du secret d'État ou de la défense nationale.
• Aux informations couvertes par le secret professionnel de l'avocat ou par le secret médical.
• Au secret des délibérations judiciaires.
• Aux règles de procédure pénale.

Les plaintes individuelles d'un travailleur portant uniquement sur sa propre relation de travail (par exemple, un litige salarial individuel) relèvent en principe des canaux RH habituels et non du présent dispositif, sauf si elles s'inscrivent dans un cadre plus large de violation visée au point 2.2.

3. Canaux de signalement

Trois canaux de signalement sont accessibles, à l'entière discrétion du lanceur d'alerte. Aucun canal n'est obligatoire ni prioritaire par rapport à un autre, mais Humae encourage l'utilisation préalable du canal interne lorsque la violation peut y être traitée efficacement et sans risque de représailles.

3.1. Canal interne de signalement

Humae a mis en place un canal interne de signalement permettant aux personnes visées au point 2.1 de signaler en toute confidentialité une violation au sens du point 2.2.

Le signalement peut être effectué :

• Par écrit, à l'adresse e-mail dédiée : annabelle.vereycken@humae.eu
• Sur demande du lanceur d'alerte, par une rencontre physique organisée dans un délai raisonnable (maximum quinze (15) jours ouvrables) suivant sa demande.

Le canal interne est géré par le gestionnaire des signalements désigné conformément au point 4 ci-après.

3.2. Canal externe de signalement

Le lanceur d'alerte a également la faculté de s'adresser directement à un canal externe officiel, sans devoir préalablement utiliser le canal interne. En Belgique, le canal externe principal est :

Coordinateur fédéral pour le traitement des signalements de violations du droit de l'Union européenne
Médiateur fédéral
Rue de Louvain 48 boîte 6, 1000 Bruxelles
Site internet : www.federaalombudsman.be

D'autres autorités sectorielles compétentes peuvent également recevoir des signalements, notamment l'Autorité des services et marchés financiers (FSMA), l'Autorité belge de la concurrence, l'Autorité de protection des données, ou encore les services du Service public fédéral Finances pour les matières fiscales.

3.3. Divulgation publique

Dans certains cas exceptionnels prévus par la Loi (notamment lorsque le signalement interne ou externe n'a donné lieu à aucune mesure appropriée dans les délais légaux, ou en cas de danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public, ou en cas de risque de représailles), la personne concernée peut procéder à une divulgation publique tout en bénéficiant de la protection légale.

4. Gestionnaire des signalements

Humae désigne un gestionnaire des signalements (ci-après le « Gestionnaire ») chargé du traitement des alertes reçues par le canal interne. Ce Gestionnaire est :

• Soit une personne désignée en interne, présentant toutes les garanties d'indépendance, d'impartialité et de confidentialité.
• Soit un prestataire externe spécialisé, dûment mandaté par Humae.

L'identité et les coordonnées du Gestionnaire sont communiquées aux personnes concernées par tout moyen approprié (intranet, règlement de travail, affichage, etc.).

À la date d'entrée en vigueur de la présente Politique, le Gestionnaire est : [identité ou fonction à compléter — par exemple, le DPO, le responsable RH, ou le prestataire externe désigné].

Le Gestionnaire exerce ses fonctions de manière indépendante et est tenu à une stricte obligation de confidentialité. Il dispose des moyens et de la formation nécessaires à l'accomplissement de sa mission. Aucun conflit d'intérêts ne peut entraver l'exercice de ses fonctions ; le cas échéant, il se déporte au profit d'un suppléant désigné.

5. Procédure de traitement des signalements

5.1. Accusé de réception

Le Gestionnaire accuse réception du signalement auprès du lanceur d'alerte dans un délai de sept (7) jours à compter de sa réception, sauf demande contraire expresse du lanceur d'alerte ou si le Gestionnaire a des motifs raisonnables de croire qu'un accusé de réception compromettrait la protection de l'identité du lanceur d'alerte.

5.2. Examen et recevabilité

Le Gestionnaire procède à un examen préliminaire du signalement afin d'en vérifier la recevabilité, à savoir :

• Le signalement relève-t-il du champ d'application matériel défini au point 2.2 ?
• L'auteur du signalement relève-t-il du champ d'application personnel défini au point 2.1 ?
• Le signalement repose-t-il sur des motifs raisonnables ?

Si le signalement est jugé irrecevable, le Gestionnaire en informe le lanceur d'alerte de manière motivée et, le cas échéant, l'oriente vers d'autres voies de recours (canaux RH, autorités externes, etc.).

5.3. Instruction

Si le signalement est jugé recevable, le Gestionnaire procède à son instruction avec diligence et impartialité. Il peut, dans le respect du principe de confidentialité, solliciter toute personne ou tout document utile à l'établissement des faits.

Les personnes mises en cause par le signalement bénéficient des droits de la défense, notamment du droit d'être informées des faits qui leur sont reprochés et d'être entendues, à un stade approprié de la procédure et sans que cela ne compromette l'efficacité de l'enquête ni la protection du lanceur d'alerte.

5.4. Retour d'information au lanceur d'alerte

Le Gestionnaire fournit au lanceur d'alerte un retour d'information sur les suites données au signalement dans un délai raisonnable n'excédant pas trois (3) mois à compter de l'accusé de réception, ou en l'absence d'accusé de réception, à compter de l'expiration du délai de sept (7) jours suivant le signalement.

Ce retour d'information porte sur les mesures envisagées ou prises, ainsi que sur les motifs justifiant ces mesures. Il ne porte pas atteinte aux enquêtes en cours ni aux droits des personnes mises en cause.

5.5. Clôture du dossier

À l'issue de l'instruction, le Gestionnaire détermine, le cas échéant en concertation avec la direction de Humae, les mesures à prendre. Celles-ci peuvent inclure :

• Le classement sans suite, si la violation n'est pas établie.
• La mise en place de mesures correctives internes (formation, modification de procédures, sanctions disciplinaires).
• La transmission du dossier à l'autorité compétente, lorsque la violation présente un caractère pénal ou requiert une intervention externe.
• Toute autre mesure adéquate.

6. Confidentialité et anonymat

6.1. Protection de l'identité

L'identité du lanceur d'alerte, ainsi que toute information permettant de l'identifier directement ou indirectement, est traitée de manière strictement confidentielle. Elle ne peut être divulguée, sans le consentement exprès du lanceur d'alerte, à aucune personne autre que les membres du personnel autorisés et compétents pour recevoir ou suivre les signalements.

Cette obligation de confidentialité s'applique également à l'identité des personnes mises en cause et des tiers mentionnés dans le signalement, ainsi qu'à toute autre information du signalement.

6.2. Exceptions

Une divulgation peut intervenir si elle constitue une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit dans le cadre d'enquêtes menées par des autorités nationales ou de procédures judiciaires, notamment pour préserver les droits de la défense de la personne concernée. Dans ce cas, le lanceur d'alerte en est informé par écrit préalablement, sauf si cette information risque de compromettre les enquêtes ou procédures judiciaires.

6.3. Signalements anonymes

Humae accepte les signalements anonymes dans la mesure où ils contiennent suffisamment d'éléments précis pour permettre une instruction utile. Le lanceur d'alerte anonyme bénéficie de la même protection que les autres lanceurs d'alerte si son identité venait à être révélée ultérieurement.

7. Protection contre les représailles

7.1. Interdiction des représailles

Humae interdit strictement toute forme de représailles, de menace de représailles ou de tentative de représailles à l'encontre d'un lanceur d'alerte, d'un facilitateur ou d'un tiers protégé, en raison d'un signalement effectué de bonne foi conformément à la présente Politique.

Sont notamment considérés comme des représailles :

• Le licenciement, la suspension ou toute mesure équivalente.
• La rétrogradation ou le refus de promotion.
• Le transfert de fonctions, la modification du lieu de travail, la réduction de salaire ou la modification des horaires.
• La suspension de la formation.
• Une évaluation de performance ou une attestation de travail négative.
• Toute mesure disciplinaire imposée ou administrée.
• La coercition, l'intimidation, le harcèlement ou l'ostracisme.
• La discrimination, le traitement désavantageux ou injuste.
• La non-conversion d'un contrat temporaire en contrat permanent, ou le non-renouvellement d'un contrat temporaire.
• Le dommage à la réputation, en particulier sur les réseaux sociaux, ou la perte financière.
• L'inscription sur une liste noire au sein d'un secteur ou d'une industrie.
• La résiliation anticipée ou l'annulation d'un contrat de fourniture de biens ou de services.
• L'annulation d'une licence ou d'un permis.
• Les renvois à un examen psychiatrique ou médical.

7.2. Renversement de la charge de la preuve

Conformément à la Loi, lorsqu'un lanceur d'alerte protégé estime avoir subi une mesure préjudiciable en raison de son signalement, il appartient à Humae d'établir que cette mesure repose sur des motifs dûment justifiés et étrangers au signalement.

7.3. Mesures de soutien

Humae s'engage à mettre en œuvre, le cas échéant, des mesures de soutien au profit des lanceurs d'alerte protégés, telles que la mise à disposition d'informations sur les voies de recours, l'assistance dans les démarches administratives, ou toute autre mesure appropriée.

8. Bonne foi et signalements abusifs

La protection prévue par la Loi et la présente Politique bénéficie aux personnes qui ont effectué leur signalement de bonne foi, c'est-à-dire ayant des motifs raisonnables de croire, au moment du signalement et au vu des circonstances et des informations dont elles disposaient, que les faits signalés étaient véridiques.

Les signalements effectués de mauvaise foi, à savoir ceux reposant sur des faits que leur auteur sait être faux et formulés dans l'intention de nuire, ne bénéficient pas de la protection. Ils peuvent faire l'objet de sanctions disciplinaires et, le cas échéant, de poursuites civiles ou pénales.

Le fait qu'un signalement de bonne foi se révèle finalement infondé ne peut donner lieu à aucune sanction ni mesure préjudiciable à l'égard du lanceur d'alerte.

9. Traitement des données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du dispositif de lancement d'alerte est effectué conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Les responsables conjoints du traitement sont Humae SRL et Humae Partners SRL. Les finalités du traitement sont la réception, l'instruction et le suivi des signalements, ainsi que la protection des lanceurs d'alerte. Les bases légales sont le respect d'une obligation légale (article 6, § 1er, c) du RGPD) et l'intérêt légitime de Humae (article 6, § 1er, f) du RGPD).

Les données collectées sont strictement limitées à ce qui est nécessaire au traitement du signalement. Les données manifestement non pertinentes pour le traitement du signalement ne sont pas conservées et sont supprimées sans délai.

Les données relatives aux signalements sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement du signalement et, en tout état de cause, conformément aux délais légaux applicables. À titre indicatif, les données peuvent être conservées jusqu'à cinq (5) ans après la clôture du dossier, sauf obligation légale de conservation plus longue ou nécessité de défense en justice.

Les personnes concernées par un traitement de données dans le cadre du dispositif disposent des droits prévus par le RGPD, dans les limites permises par la Loi. En particulier, le droit d'accès des personnes mises en cause peut être restreint afin de préserver la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte et l'efficacité de l'instruction.

Pour plus d'informations sur le traitement des données à caractère personnel, il convient de se référer à la politique de confidentialité de Humae.

10. Information, formation et registre

Humae s'engage à informer l'ensemble de ses collaborateurs, ainsi que les autres personnes visées au point 2.1, de l'existence et du fonctionnement du dispositif de lancement d'alerte. Cette information est diffusée par tout moyen approprié (intégration du document dans le règlement de travail, publication sur l'intranet, communication lors de l'engagement, etc.).

Le personnel concerné, et en particulier le Gestionnaire des signalements, bénéficie de la formation nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

Humae tient un registre des signalements reçus, conformément à l'article 18 de la Loi. Ce registre est conservé pendant la durée de la relation contractuelle avec le lanceur d'alerte et, en tout état de cause, conformément aux délais légaux applicables.

11. Sanctions

Toute personne qui exercerait des représailles, qui ferait obstacle au signalement, qui violerait l'obligation de confidentialité ou qui effectuerait un signalement de mauvaise foi s'expose à des sanctions disciplinaires, conformément au règlement de travail de Humae, et, le cas échéant, à des sanctions civiles ou pénales prévues par la Loi.

12. Entrée en vigueur et modification

La présente Politique entre en vigueur le [date d'entrée en vigueur à compléter].

Humae se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment, notamment afin de tenir compte de l'évolution de la législation, de la jurisprudence ou de ses pratiques internes. Toute modification fait l'objet d'une communication aux personnes concernées.

13. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique ou au dispositif de lancement d'alerte, il convient de s'adresser à :

Gestionnaire des signalements de Humae
E-mail dédié : annabelle.vereycken@humae.eu
Adresse postale : Humae, Avenue du Four à Briques 5, 1140 Evere, Belgique

Pour les questions générales : hello@humae.eu — +32 477 63 95 30